FacebookTwitterFeed

Почему хорошие сотрудники теряют много времени понапрасну

on Среда, 13 Июль 2016 21:27

Сегодня я хотела бы поговорить о тех стереотипах, которые заставляют нас бестолково тратить не только время, но и наши силы. Возможно, какие-то из указанных стереотипов свойственны вам, какие-то – нет, но я хочу поговорить именно о тех, которые по моим наблюдениям характерны именно для бухгалтеров, ведь известно, что любая работа, любая специальность накладывает на нас свой отпечаток, ведет к профессиональной деформации.

Вот уже более 5 лет я провожу тренинг «Главный бухгалтер как руководитель подразделения». Когда-то я считала, сколько главбухов побывало на этом тренинге, но давно сбилась со счета. Годы идут, а наиболее острые проблемы остаются прежними. Принимая решение о посещении тренинга, главбухи очень часто выделяют для себя в качестве самой важной темы «Управление временем». Причем, так как я веду тренинги не только для главбухов, но и для других ТОП-менеджеров компаний, могу сказать с уверенностью: «У главбухов проблем с тем, что мы чаще всего вкладываем в понятие «Тайм-менеджмент» нет. Они умеют грамотно расставлять приоритеты, распределять работу в отведенное для нее время, сосредоточенно делать срочные дела. Серьезной проблемой остается делегирование заданий и полномочий и некоторые психологические стереотипы, мешающие эффективно использовать время и свою жизненную энергию.
Тема делегирования безусловно достойна отдельной статьи. Сегодня я хотела бы поговорить о тех стереотипах, которые заставляют нас бестолково тратить не только время, но и наши силы. Возможно, какие-то из указанных стереотипов свойственны вам, какие-то – нет, но я хочу поговорить именно о тех, которые по моим наблюдениям характерны именно для бухгалтеров, ведь известно, что любая работа, любая специальность накладывает на нас свой отпечаток, ведет к профессиональной деформации.
Перфекционизм (от англ. perfection — совершенство)
Начать я хотела бы с того, что психологи называют перфекционизмом, т.е. потребности делать любое дело идеально, с максимально возможным уровнем качества. В принципе ничего плохого в этом нет. Действительно, хороший бухгалтер должен быть очень аккуратен, точен, даже педантичен. Чем меньше неточностей и ошибок он допускает, тем меньше вероятность претензий со стороны проверяющих органов. Однако, желание сделать свою работу как можно лучше очень часто приводит к тому, что мы начинаем уделять слишком много времени какому-то одному делу или всем делам, что-то просто не успеваем даже начать, а что-то делаем на бегу.
Беда в том, что очень трудно определить тот момент, когда работа сделана уже достаточно хорошо. Сколько раз надо проверить документ, который вы оформляете, чтобы быть на 100% уверенным, что в нем нет ошибок? Где тот уровень достаточности, когда вы можете сказать себе, что больше я к нему не вернусь? Сколько раз нужно прорепетировать доклад, который вы собираетесь делать на совете директоров, чтобы можно было спокойно лечь спать и не прокручивать его в голове снова и снова, вызывая у себя нервическую бессонницу? Слава богу, что теперь появились программы автоматизации бухгалтерского учета, устроенные так, что баланс не может не сойтись. Он может быть сведен неправильно, могут быть неправильно начислены налоги, но – УФФФ! – теперь баланс сходится всегда. Я вспоминаю начало 90-х годов, когда и сама работала главбухом. Выверяю уже в пятый раз и в пятый раз у меня очередное несхождение баланса на 15 рублей. И ты снова принимаешься делать работу с самого начала, потому что если есть такое несхождение, то внутри нас точит червячок – где-то есть ошибка!  Я думаю, что многие сейчас узнали себя. И это уже здорово! Осознав, что мы крутимся по привычным схемам, мы начинаем задумываться, как возможно эту ситуацию исправить. И это уже первый шаг к победе! Если же мы не осознаем проблему, то, как вы понимаете, у нас нет ни единого шанса ее разрешить.
1.       Вы заблуждаетесь, полагая, что другие возлагают на Вас столь же большие надежды, как Вы сами
2.       Задание, которое Вы выполняете должно удовлетворять требованиям работы – ни больше, ни меньше!
3.       Бесконечные перепроверки не улучшают результата
Чем больше занимаешься ими, тем сильнее страх по поводу качества сделанного!
Осталось только выстроить для себя новую стратегию, понять, когда стоит остановиться и как не мучиться, если ты остановился, а твое сознание продолжает твердить: а достаточно ли ты се выверил, а уверен ли ты, что не допустил ошибку.
Если перфекционизм стал для вас серьезной проблемой, то пора начинать его лечить.
Самая простая история с делами типа сведения баланса. Определите, какова стоимость той работы, которую вы делаете. Например, пусть вы допустили ошибку, и налоговая в результате выставит вам штраф – ну, например, 300 рублей. Представьте себе, что кто-то чужой просит вас выверить работу его бухгалтера (вы же примерно представляете, сколько сил и времени у вас уйдет на вычищение этой ошибки) Задайте себе вопрос: согласились бы вы сделать для него эту работу за 300 рублей? Нет? Тогда разумнее просто вычесть эту сумму из своих доходов (откладывайте эти суммы в отдельный конвертик)и найдите себе более достойное занятие! Если у вас накопится со временем ощутимая сумма (срок исковой давности обычно составляет не более 3-х лет) – потратьте эти деньги на стиральную или посудомоечную машину, или на что-то еще, что позволит вам высвобождать в своем графике дополнительное время.
Для тяжелых случаев психотерапевты рекомендуют следующую стратегию. Еще до того, как приниматься за выполнение задачи – определите уровни 100% и 75% качества выполнения работы. Осознайте, что для достижения 100% качества вам потребуется минимум в 2 раза больше времени, чем для 75%. Дайте себе слово, что остановитесь, когда 75% будет выполнено. Через некоторое время вы обнаружите, что никто кроме вас эту разницу в 25% не замечает, а делать вы успеваете минимум вдвое больше.
Опережение
В любом деле мы можем делать слишком много или слишком мало, начать само дело мы можем слишком поздно или слишком рано, но только две из четырех ошибок признаются официально в нашей культуре ошибками: слишком мало и слишком поздно. Ничего не может быть дальше от истины. Почему «слишком много» является ошибкой, мы с вами уже обсудили. Начинать делать (или думать о чем-то) слишком рано тоже является серьезной ошибкой.
Если какую-то работу можно отложить, не подвергая риску своевременное ее завершение, то ее следует отложить. Вы ничего не теряете, зато зачастую вы имеете возможность получить более точную информацию, а иногда просто не делать ненужную работу. Недаром есть у офисного планктона поговорка: не торопись выполнять задание – его еще могут отменить. А могут уточнить, а могут объяснить, как сделать быстрее, а могут…  При опережении начала выполнения работы переработка происходит из-за того, что ту же работу позже можно было бы сделать ценой меньших усилий. Примером может являться ситуация, когда в начале очередного года, вы заполняете отчетность в статистику (ведь у вас уже есть все необходимые данные!), а потом выясняется, что за неделю до окончания срока подачи выходят новые требования и новые бланки отчетности. Да, конечно, перебить их в новую форму займет меньше времени, но в целом, вы безусловно потратите времени больше, чем если бы вы заполняли уже только новую форму.
Бенджамин Франклин считал, что опережение необходимо во всех случаях, когда оно возможно. Это его фразу мы так часто цитируем: «Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня». Если жить по этой формуле, то мы никогда не сможем себе позволить отдохнуть, заняться тем, что действительно доставляет удовольствие, мы превращаемся в «белку в колесе», которая все время старается нагнать завтрашний день.
Слишком раннее начало выполнения работы является не очень распространенной ошибкой. Намного чаще наблюдается ошибка переживания «А вдруг…?» или «А как это будет?». Да и корни опережения лежат в нашей тревоге за будущее: надо начать дело заранее, а то вдруг потом на меня свалится еще «вот это» или «это».
Тревожность
Наши любимые переживания на работе связаны с потенциальными изменениями: новое руководство компании, новые корпоративные стандарты, новые законы. И хорошо еще, если бы мы ждали их с надеждой на лучшее, но наше сознание начинает подсовывать нам картинки ужасных проблемы и опасностей. Точно не зная, как оно будет, мы начинаем планировать свои действия и способы защиты, естественно тратя на это огромное количество эмоциональной и умственной энергии. Ухудшается сон, снижается внимание, скорость и качество выполняемых действий. Тревожность проявляется не только на работе. Если уж она поселилась в вас, то вы будете забегать в своих мыслях вперед и в личной жизни..
Если после 9 вечера телефон вашей дочери оказался «вне зоны действия сети» вы, конечно, подумаете о том, что она в метро едет домой, но очень часто второй мыслью будет «А вдруг на нее напали, телефон украли, а ее изнасиловали!... » И эта мысль будет уже неотступно следовать за вами. И вы будете снова и снова набирать ее номер, вместо того, чтобы наслаждаться любимой телепередачей, забудете посолить борщ, в десятый раз, сами того не замечая, будете протирать уже чистый до блеска стол, и, конечно, не сможете заснуть, пока не услышите ее абсолютно спокойный и даже слегка раздраженный голос: «Мам, ну что ты мне названиваешь? Я получила 15 сообщений о том, что ты мне звонила, а я просто забыла включить телефон после лекции!» Неэффективность ваших действий под воздействием тревожности очевидна, но если уж она вам свойственна, то избавиться от нее не так просто.
Как мы уже говорили выше, осознание проблемы – первый шаг к ее решению. Осознайте и зафиксируйте для себя, что вы склонны к «предвидению» проблем, даже если на них ничего не указывает.
Тревога всегда направлена в будущее. Скорее всего, вы беспокоитесь не о том, что уже произошло – ведь если что-то плохое случилось, вы первым делом начинаете разрабатывать варианты устранения или минимизации неприятности – а о том, что еще только могло бы случиться. Вместо того, чтобы перебирать в голове возможные ужасы будущего, сразу начинайте думать о том, что бы вы стали делать, если бы ваш кошмар уже случился. Размышление над конкретной ситуацией всегда снижает переживание, активизирует другие участки мозга, а сознание того, что вы готовы к гипотетическим сложностям придает уверенности и успокаивает.
Это, правда, ведет к преждевременной работе мозга, которую мы рассматривали выше в пункте «Опережение», но в этом случае мы вынуждены выбирать меньшее из двух зол: страдать или делать ненужную работу. Выбор остается за вами.
Тревожностью чаще всего страдают люди, не умеющие радоваться текущему моменту. Они как бы живут все время в будущем, а настоящее, даже если оно приятно, для них как бы уже прошло. За ужином, вместо того, чтобы получать удовольствие от любимой пищи, мы думаем, что потом будем смотреть по телевизору. Глядя любимую передачу, размышляем о завтрашней работе. На работе предвкушаем обед. В результате, эффективность от нашей деятельности сильно снижается, удовольствие неизбежно подпорчено, а значит вы не испытываете полноты жизни.
Фиксируйте то хорошее, что происходит с вами сейчас. Не произойдет завтра, не произошло вчера. Сейчас! Старайтесь получать удовольствие от каждого дела, которым занимаетесь, даже если это нелюбимое и не очень приятное дело. Гордитесь собой. Тогда меньше будет мыслей о будущих неприятностях.
 

Дополнительная информация

  • Автор:: Татьяна Курдюмова
  • Тема:: Тайм-менеджмент