FacebookTwitterFeed

Главбух как руководитель и как подчиненный

on Среда, 13 Июль 2016 21:30

Понятие главного бухгалтера в России чрезвычайно расплывчато. Есть компании, в которых главбух – он же единственный бухгалтер. Есть компании, в которых у главного бухгалтера 20, а то и 100 подчиненных. Есть компании промежуточные, и их в нашей стране большинство. О таких главбухах и будет наш сегодняшний разговор.

Понятие главного бухгалтера в России чрезвычайно расплывчато. Есть компании, в которых главбух – он же единственный бухгалтер. В его задачи входит «отражение в бухгалтерском и налоговом учете фактических финансовых операций». Причем операции могут быть абсолютно однообразными, например, купля-продажа. Есть компании, в которых у главного бухгалтера 20, а то и 100 подчиненных. В таких случаях главбух уже практически не занимается вопросами бухгалтерского и налогового учета, в его задачи входят чисто управленческие вопросы – надо все это организовать, наладить, распределить обязанности, проконтролировать выполнение, разрешить конфликты... По сути, он уже и не бухгалтер вовсе, а один из топ-менеджеров компании и функции у него в основном управленческие. Есть компании промежуточные, и их в нашей стране большинство, где главбух выполняет и функции управленца и самого высокопрофессионального бухгалтера одновременно. О таких главбухах и будет наш сегодняшний разговор.
 
Профессиональные бухгалтерские знания и навыки.
Конечно в первую очередь, главный бухгалтер должен обладать профессиональными знаниями и навыки (смотри рисунок).
Это знания методологии учета, бухгалтерского, налогового и трудового законодательства, владение программами автоматизации учета. Собственно, это и является сегодня именно той областью, в которой главбухи постоянно вынуждены обновлять и расширять свои знания. Особенно законодательство. Никакая друга профессия современного бизнеса не требует такого постоянного обучения. Главбухи регулярно ходят на семинары, читают журналы, обзоры, консультируются у специалистов. Им нет равных в мгновенном выхватывании из теста значимых тезисов, в запоминании огромного количества цифр и фактов. Собственно этого и требуют от главбухов сегодня руководители. Но каждый главбух знает, что только этих навыков ему никогда не хватит для спокойной эффективной работы.
 
Организационные знания и навыки.
Кто лучше главбуха знает, как важна грамотно выстроенная организационная структура компании, четко налаженные бизнес-процессы, жестко прописанный документооборот? К сожалению, не так много фирм, которые целенаправленно занимаются этими вопросами – разрабатывают их серьезно самостоятельно или приглашают опытных консультантов. Очень часто именно главбухи являются инициаторами этих процессов, а порой и вынуждены брать прописывание вышеназванных схем на себя. Ведь от того, насколько качественно это будет сделано, зависит не только доходность бизнеса, но и успешность деятельности бухгалтерии компании, ее защищенность от претензий фискальных органов.
 
Коммуникации, построение отношений, уверенное поведение.
Есть в нашей стране серьезное заблуждение: чтобы быть хорошим бухгалтером необходимо уметь работать с цифрами и с документами. Бухгалтер – это такой книжно-бумажный червь, в очках, в скромненьких строгих одеяниях, с компьютером, калькулятором и кипами бумаг. Это такой «помощник директора по борьбе с налоговой». Но если этот «помощник» не будет уметь отстаивать свое мнение, проблем в компании не избежать. Безусловно, в конечном счете, главбух должен организовать учет под задачи, поставленные перед ним руководителем. Но это то, что касается стратегии, а вот тактика – это та область, где уже директор должен послушно внимать, склонив голову, тому, что потребует от него главбух. Очень часто требования главного бухгалтера воспринимаются руководством как «Ты на кого работаешь? - На меня или на налоговую?» Умение выстроить отношения с руководством так, чтобы к мнению главбуха прислушивались, его требования выполнялись – не менее важный навык, чем подготовка «идеальной» отчетности. 
Вообще коммуникации играют в работе главного бухгалтера очень важную роль. Умение наладить взаимодействие, договориться, отстоять свое мнение нужно главбуху не только при взаимодействиях с директором. Успешность бухгалтерии зависит и от грамотных коммуникаций с руководителями других подразделений компании. Все, кто чуть глубже знает процессы в компании, знает и о почти классическом конфликте между отделом продаж и бухгалтерией. Разделение обязанностей по подготовке документов, четкие сроки их поступления в бухгалтерию, жесткие правила по их оформлению – это то, о чем должны договориться главбух и руководители отделов продаж и снабжения. Если главбух не смог выстроить этих отношений, последствия всегда очевидны. Бухгалтеры постоянно вынуждены отвлекаться от основной деятельности, чтобы работать «будильником» - напоминать менеджерам о сроках сдачи закрывающих документов, секретариату и руководству о написании авансовых отчетов и так далее, и так тому подобное… Как результат – авралы в бухгалтерии во время подготовки очередной отчетности.
На этом коммуникации главбуха не заканчиваются. Здесь я пока даже не упоминаю о том, как важны качественные коммуникации с подчиненными. У главбуха есть еще одна область для применения его умения налаживать отношения – взаимодействие с налоговыми и прочими фискальными органами. Здесь важно не только построить отношения эффективного взаимодействия на основе «личной симпатии» с проверяющим, но и умение донести и отстоять свою позицию. Важно уметь увидеть за образом «налогового инспектора» реального человека: с его потребностями, проблемами и успехами, специфическими чертами характера, профессиональными деформациями. Важно уметь не стушеваться, когда на тебя оказывается психологическое давление, не растерять уверенность, не сойти со своей позиции, не потерять хладнокровие и умение логически мыслить.
 
Навыки управления подчиненными.
Эффективность работы бухгалтерии во многом зависит от того, насколько главбух умеет управлять своими подчиненными. Вообще, навыки управления – это отдельная область знаний и умений. Некоторые люди владеют этим искусством от природы, другие – успешно учатся, а третьих – учи - не учи – толку все равно не будет.
В искусство управления в первую очередь входят навыки администрирования – логичное распределения обязанностей, умение оценить объемы трудозатрат по каждой из областей учета, управление временем своим – как руководителя, и своих подчиненных.
 
1.            Управление временем
Основная задача здесь – выстроить бухгалтерию так, чтобы все делалось вовремя, но при этом никто не засиживался на работе допоздна. Многие руководители и главбухи полагают, что работа до ночи и по выходным – совершенно нормальная история для бухгалтерии в период подготовки отчетности. Но это не так. Высококвалифицированные главбухи-управленцы решают эти задачи. Надо для этого совсем немного – выстроить документооборот с другими подразделениями, иметь бухгалтеров, способных заменить друг друга на разных участках и хорошо спланированную деятельность.
При этом главбух должен помнить не только о своих подчиненных, о том, что у сотрудников должно оставаться время на отдых и на личную жизнь, но и о себе. Очень часто можно наблюдать ситуацию, когда рядовые бухгалтеры уходят домой вовремя, а главбух засиживается до 8-9 часов вечера. Объяснения всегда одинаковые – в это время в офисе пусто и никто не дергает, а значит можно заняться аналитикой, подготовить требующие внимания и аккуратности документы, разработать планы на будущее. Это чаще всего свидетельствует о том, что сам рабочий день главбуха не структурирован, приоритеты расставлены не четко, а сам главбух постоянно отвлекается на сиюминутные проблемы:
-        в любое время к нему имеют доступ руководители и сотрудники других отделов;
-        нет контроля и отсеивания входящих звонков;
-        подчиненные не умеют нести ответственность за свои участки и в любой мало-мальски сложной ситуации бегут за подтверждением правильности своих действий к начальнику;
-        директор вызывает на заседания и совещания вне зависимости от их целей и реальной необходимости присутствия на них главбуха;
-        и т.д. и т.п.
 
2.      Делегирование полномочий, выдача заданий и контроль
При количестве подчиненных, превышающих 5-6 человек, главный бухгалтер обязан обзавестись заместителем и распределить с ним основные обязанности. Сам главбух уже практически не должен занимается вопросами бухгалтерского учета и стандартным налогообложением – это отдается на откуп заму. Главбух решает только стратегические и выходящие из перечня стандартных вопросы. На одном из моих семинаров-тренингов участница (главбух с 18 подчиненными), рассказывая про очередную проблему, начала свое повествование со слов: «Сижу я как-то, ваяю НДФЛ…». Реакция группы была ожидаемой: «У тебя же 3 зама! Неужели ты делаешь НДФЛ сама?!». И дело здесь не в том, что НДФЛ – это просто и это может сделать рядовой сотрудник, а тем более заместитель. Даже, если бы вместо НДФЛ были баланс и форма №2 – при такой большой бухгалтерии главбух не должен заниматься вопросами бухгалтерского учета – можно проверить подготовленные документы, а еще лучше создать такую систему распределения обязанностей и делегирования полномочий, при которой требуется только контроль.
При этом очень важно не забывать о том, что контроль не является исключительно способом проверки работы подчиненных, дабы убедиться, что все в порядке. Очень часто контроль используют как преамбулу к наказанию. Подход при этом такой: все в порядке – ну и слава богу, а что-то не так – отругаем.
На самом деле контроль – это первый этап мотивации сотрудников.
 
3.      Мотивация подчиненных.
В результате контроля мы действительно выявляем проблемы и затем применяем разнообразные дисциплинарные взыскания от строгих бесед до серьезных наказаний. Но очень часто забываем, что если по результатам контроля выявлено, что сотрудник что-то сделал лучше, чем он делал ранее, больше, качественнее, то это безусловный повод для ПОХВАЛЫ. Нет ничего более мотивирующего для сотрудника, чем похвала начальника. Вспомните свое состояние, когда директор сказал лично вам, как много вы сделали для компании или что, благодаря вам, чистая прибыль компании выросла.
Искусство мотивации подчиненных – это не только выдача премиальных за своевременно сданную отчетность. Деньги, конечно, мотивируют, но не всегда и не всех. Эффективная мотивация обычно базируется не на деньгах, а на хорошем знании руководителем нужд и потребностей своих сотрудников. Кому-то надо уделять больше внимания, кого-то надо публично хвалить, кому-то необходимо предоставлять возможности для профессионального и карьерного роста, кому-то надо выдавать самые сложные задания и поручения для его самореализации. В любом случае мотивация лишь тогда достигает цели, когда мы подходим к ней индивидуально, используем все имеющиеся в нашем распоряжении возможности и ресурсы. Вот здесь и понимаешь, насколько важно каждому руководителю, которым, несомненно, является главный бухгалтер, понимание человеческой психологии.
А мы еще с вами не поговорили о конфликтах, которые имеют место в каждом коллективе, умение решать которые является областью серьезных психологических исследований.
Мы не поговорили о манипуляциях, умение противостоять которым также очень важно для главного бухгалтера – ведь нами манипулируют и подчиненные, и руководители, и начальники других отделов, и налоговики…
Мы не упомянули о навыках самопрезентации и выступления перед людьми, которые нужны нам во время совещаний, собраний, при устройстве на работу, при контактах с представителями фискальных органов.
И самое главное, о чем хотелось бы вам напомнить наконец, что основной задачей руководителя любого подразделения является постоянное обучение и стимулирование профессионального роста подчиненных. Обучение – это не только семинары, статьи и обзоры. Обучением должен заниматься и сам главбух – тонкости бухучета на данном предприятии, поиск дырочек в законодательстве, специфика отраслевого учета – кто как не главбух может обучить этому своих сотрудников. Только постоянно растущие в профессиональном плане подчиненные смогут гарантировать главному бухгалтеру уверенность в завтрашнем дне, и обеспечить директору фирмы качественно и эффективно работающую бухгалтерскую службу компании.
 
Курдюмова Татьяна Владиславовна – бизнес-тренер, консультант, руководитель проекта «БУХТренинг.RU» - семинары и тренинги для бухгалтеров, главных бухгалтеров и не только…
 

Дополнительная информация

  • Автор:: Татьяна Курдюмова
  • Тема:: Компетенции главного бухгалтера